Kort introduksjon om oss
Skatt & Regnskap AS er et regnskaps- og rådgivningsbyrå som tilbyr tjenester utover det man normalt forventer av et regnskapsbyrå. Vi tar fullt ansvar for hele- eller deler av ditt problemfrie og moderne backoffice og leverer i år 2021 hele 30.000 timer til 160 klienter med alt de måtte ønske bistand til.
I dette innlegget har vi skrevet om noen av momentene som inngår i videoen, vi anbefaler fortsatt gjerne å se hele videoen for full forståelse av det vi kan tilby.
Innledning
Vi har deltatt på TechTorget fordi vi har spesialisert oss på advokatbransjen, der vi allerede har et 10-talls klienter – både blant de største advokathusene og blant de mindre aktørene. Vi ønsker å bidra til at dere har et godt system for å generere inntekter, godkjenne og betale kostnader og hjelpe dere å forstå hvorfor resultatet blir som det blir.
En dyktig regnskapsførers rolle i den moderne advokathverdagen er en symbiose mellom system, systemkompetanse og regnskapskompetanse. Vi vil vi dele våre tanker med deg om moderne regnskapsførsel og vise hvilken funksjonalitet som er nødvendig for dette. Vi vil deretter fortelle om 3 sentrale arbeidsprosesser – klientmiddelhåndtering, utleggsbehandling og rapportering.
Mange synes at regnskap er drepende kjedelig og utelukkende en pliktoppgave – og det er en plikt som følger av Advokatforskriften og regnskapsloven. Vi forstår at du ikke synes det er moro, men om du allikevel bruker mye tid på det – håper vi at du blir inspirert til å kontakte oss.
AI effektiviserer allerede mange arbeidsprosesser, og dette er en utvikling som vil forsterkes i tiden fremover. Om du er usikker på om du har rett systemløsninger, anbefaler vi deg å ta kontakt med oss – så starter vi samarbeidet med en vurdering av nå-situasjonen.
Er du på utkikk etter nytt sted å jobbe eller en ny samarbeidspartner?
Arbeidsmetode
Vi er som nevnt invitert til Techtorget for å fortelle om regnskapsførers rolle i den moderne advokathverdagen. Vi må få understreke viktigheten av å ha et godt system i bunn for vår tjenesteleveranse.
Når vi viser vår arbeidsmetode i videoen, er denne demonstrert i systemet 24SevenOffice og i Prisolve, men kunne like gjerne vært presentert i Maconomy, Poweroffice eller Tripletex. Vi leverer også på andre systemplattformer, men tankegang og funksjonalitet er ganske lik.
Vår Tjenesteleveranse må være en videreføring av ditt advokatsystem.
Fredrik Aars Rynning
Daglig leder
Betrodde midler og forskuddsbetalinger
Et sentralt element i mange advokatselskaper er behandling av betrodde midler og forskuddsbetalinger. Klienter vil av kreditthensyn kunne bli avkrevd et forskudd avpasset oppdragets størrelse og karakter. Det samme gjelder saker hvor det kan være tvil om klientens betalingsevne er i behold, for eksempel i konkurs- og insolvenssaker.
Noen kan være fristet til å utstede en forskuddsfaktura for å slippe den ekstra administrasjonen som det utgjør å gå omveien via en klientkonto. Dette er dessverre helt forbudt. Forskudd skal settes inn på egen klientkonto og behandles som klientmidler avsperret fra advokatens egne midler, etter Kredittilsynets retningslinjer. Som klientmidler regnes alle penger som betros advokaten, herunder mottatt forskudd på utlegg og salær, jf. Advokatforskriften 3-1.
lenke direkte til lovdata finner du her
Full kontroll
Ettersom alle virksomheter må ha full kontroll på sine klientmidler, er det helt sentralt at man har et godt system for dette.
Hos oss behandles alle klientmidler løpende, og vi sikrer 100% samsvar mellom klientmidler og klientansvar.
Klientmidler føres på egen reskontroserie i henhold til inndelingen av forretningsområder i Advokatforskriften.
Disse forretningsområdene er som kjent:
- Ordinære klienmidler
- Klienmidler tilhørende eiendom
- Klienmidler tilhørende inkassovirksomhet
Det er også helt vanlig å ha egen reskontro for dødsbo, men dette strukturerer vi i samråd med deg og bedriftens behov.
Dokumentasjon
Dokumentasjon på klientmiddeltransaksjoner behandles i regnskapet som øvrig regnskapsdokumentasjon via:
- Mottak / postkasse – som vi fikser
- Godkjenning / Attestering – som du har ansvaret for
- Betaling / Oppgjør – som vi ordner for deg
Hvorledes du får løpende oversikt over ditt klientansvar kommer vi tilbake til i neste avsnitt om rapportering.
Gode rapporteringsløsninger
Det er viktig å ha et bevisst forhold til nødvendig styringsinformasjon.
Hvilken informasjon som er mest sentral i ditt advokatselskap vet du aller best selv, men basert på vår erfaring innenfor området kan vi sikkert gi deg noen tips. Vi har inndelt rapporteringsbehovet i 2 deler – Løpende rapportering og selskapsrapportering.
Eksempler på områder der du har behov for løpende oppdatert informasjon kan være
- Om klienten har innestående klientmidler?
- Om klienten har gjort opp tidligere fakturaer?
Dette er informasjon du bør få fra ditt advokatsystem. Det du ikke får derfra, kan du få fra regnskapssystemet.
- Mange vil også være glødende opptatt av hvor mye har de selv fakturert i perioden, og hvilke kostnader som er registrert på dem.
Vi har en gjennomgang av dette i videoen som ligger lenger opp i denne artikkelen. Du kan også finne lenke direkte til artikkelen og videoen på techtorget her
Selskapsrapportering vil være på et mer overordnet nivå
Mange har glede av en totalrapport, med periodens resultat sammenlignet mot tidligere perioder eller budsjett. I vår versjon viser vi diagram over hvordan kostnadene fordeler seg, og en kontantstrømoppstilling.
I et stort selskap, forteller det dog lite om hvorfor resultatet er blitt som det er blitt.
Da kan det være nyttig å heller få se de oppnådde tallene fordelt på eksempelvis saksområde, avdeling, fagområde eller ansattgrupper.
Atter andre er mest opptatt av en PEP-rapport. Vi hjelper gjerne til med skreddersydde rapporter og beregninger.
Felles for rapportene, er at det med basis i de fleste systemer er informasjon som er forholdsvis lett tilgjengelig. Det handler kun om å legge opp et system – der informasjon bokføres på en fornuftig og planlagt måte.
Oppsummering
Vi håper at vi i denne presentasjonen har fått formidlet tankegangen vår om moderne regnskapsførsel, og hvorfor vi mener at vår leveranse må være en videreføring av ditt advokatsystem. Samtidig håper vi at du har sett fordeler ved at systemer er koblet sammen, og ser verdien av at informasjon legges inn kun én gang, og da på en måte som støtter opp om de øvrige forretningsprosesser.
Du vil da ha god styringsinformasjon hver gang du har behov for det. Videre legger vi til grunn at du anerkjenner verdien av hvorfor et regnskap må være oppdatert hver dag slik at du får best mulig informasjon i din advokathverdag.
Vi i Skatt & Regnskap AS kan til ønsket tid og i en nødvendig periode fylle hele- eller deler av bedriftens administrative funksjoner, som en fast samarbeidspartner som trår til når du måtte ha behov for det. Dersom du får et uventet personalbehov eller ønsker å outsource deler av din administrasjon står vi klare til å bistå på kort varsel. Vårt hovedkontor er ved Asker, og vi flytter inn i nytt avdelingskontor ved Rådhusplassen i Oslo den 1. mai 2022. Ettersom vi utelukkende arbeider i skysystemer, betjener vi allerede klienter over hele landet.
Stor eller liten – vi leverer tjenester tilpasset ditt advokatfirma.
